Ако радите са Екселом као тим, дељење и уређивање истовремено постало је уобичајено као дисање. Ипак, важно је разликовати модерно коауторство од класичног метода „дељене радне свеске“, јер Сваки приступ има различита ограничења, захтеве и начине отварања и чувања. што може направити разлику у вашем свакодневном животу.
У овом водичу детаљно и без околине објашњавам како отворити из имејла или са рачунара, како ко-уређивати у реалном времену, како активирати праћење промена, како решити сукобе и Које функције губите ако користите стари систем дељених књига?Поред тога, научићете како да зауставите дељење када је потребно и практичне савете како да га увек отварате у апликацији Excel уместо у прегледачу.
Отварање и уређивање дељене радне свеске из имејла или линка
Када неко подели Excel датотеку са вама, примаоци добијају имејл са линком; када се притисне, отвара се прегледач који приказује датотеку у Ексел за вебОдатле можете изабрати како ћете наставити: у самом прегледачу помоћу опције Уреди књигу > Уреди у прегледачу или Отворите апликацију за рачунаре помоћу опције Уреди радну свеску > Уреди у Екселу.
Када радите заједно, видећете међусобно изборе у различитим бојама ако користите компатибилне верзије и имате Аутоматско чување је омогућено (за Excel за Microsoft 365). Нормално је да се избори понекад појаве тек након неколико секунди; ако се и даље не појављују, проверите да ли користите модерну верзију са коауторским програмом, а не старије верзије које Не подржавају потпуно симултано уређивање.
Ако ваши саиграчи користе неподржана издања (на пример, неке старије верзије или одређене мобилне варијанте), можда нећете видети њихов избор у боји, али Ваше промене ће се одразити готово тренутно.Ово понашање је нормално и део је мешовитог рада између модерних клијената и оних ограниченијих.
Коауторство у реалном времену: захтеви и понашање
Модерно коауторство чини чуда када се датотека налази на OneDrive-у или SharePoint-у и када сви користите модерни Excel. У том сценарију, примењују се ови принципи: Чување у облаку, паралелно уређивање и готово тренутна ажурирања за цео тим.
Да бисте извукли максимум из тога, требало би да: 1) отворите га преко линка и изаберете „Уреди у Екселу“ ако више волите апликацију, 2) уверите се да ваш Ексел за Microsoft 365 има Аутоматско чување УКЉУЧЕНО да бисте видели обојене изборе и 3) потврдите да нико не отвара датотеку у режиму који блокира коауторство (нпр. веома стара издања или она са ексклузивним блокирањем).
На мобилним уређајима, Excel за Android, iOS и Excel Mobile такође подржавају коауторство. Ако неко уређује из верзије која не приказује обојене изборе, и даље ћете видети промене готово тренутно, пошто Синхронизација садржаја остаје флуидна чак и ако интерфејс не приказује све визуелне индикаторе.
Класични (стари) метод „Дељене књиге“: шта је то и зашто га треба избегавати
Класичне „дељене радне свеске“ у Екселу су стари систем. Оне и даље постоје због компатибилности, али имају многа ограничења. Мајкрософт их сматра застарели метод дељења и, стога, многе функције више нису доступне док се радна свеска дели са овим системом.
Пре него што активирате класичну дељену радну свеску, јасно ставите до знања да постоје елементи и радње које нису подржане. Ако покренете и касније вам затребају те функције, мораћете зауставите дељење радне свеске како бисте је могли изменитиИспод је потпуни преглед онога што недостаје у овом режиму.
Неподржани елементи у класичној дељеној радној свесци
- Креирајте или уметните табеле
- Додавање или промена условних формата
- Додавање или промена валидације података
- Креирајте или промените графику или извештаје са пивот графикона
- Уметните или промените слике или други предмети
- Уметните или промените хиперлинкове
- Креирајте, промените или прегледајте сценарије
- Уметни аутоматске међузбирове
- Креирајте табеле са подацима
- Креирајте или промените извештаје из пивот табеле
- Креирајте или примените сегментацију података
- Креирајте или измените минијатурне графиконе
- Додавање или измена табела у програму Microsoft Excel 4
- Додај коментаре у нити
Неподржане радње у класичној дељеној књизи
- Уметните или обришите блокове ћелија
- Обриши табеле
- Комбинујте ћелије или поделите спојене ћелије
- Сортирај или филтрирај по формату
- Користите алате за цртање
- Додељивање, промена или уклањање лозинки
- Заштитити или уклонити заштиту табеле или радна свеска
- Груписање или шематизација података
- Писање, снимање, мењање, преглед или додељивање макроа
- Промена или брисање формула низа
- Додавање, преименовање или брисање XML мапирања
- Доделите ћелије XML елементима
- Коришћење панела XML извор, XML траку задатака или XML команде из менија Подаци
- Коришћење обрасца за податке да дода нове податке
- Уређивање или брисање коментара у нитима
Како омогућити класичну дељену радну свеску (ако немате другу опцију)
Ако ваша организација то захтева ради компатибилности, можете омогућити класичну дељену радну свеску. Прво, сачувајте датотеку на локацији којој сви могу приступити, као што је дељени мрежни диск или фасцикла (није веб сервер). Затим идите на картицу Преглед, изаберите Дели радну свеску, а затим идите на картицу Уређивање.
Означите поље Дозволи измене од стране више корисника одједном и потврдите са OK. Excel ће вас замолити да сачувате; прихватите. Након активирања, видећете да се наслов датотеке приказује у насловној трациОвај индикатор потврђује да сте у класичном режиму са његовим ограничењима.
Веома је важно да се датотека чува на заједничкој локацији (на пример, дељени диск који сви могу да виде). У супротном, други неће моћи да отворе или учествују, а сврха дељене радне свеске ће бити поништена.
Управљање класичном дељеном радном свеском: Историја и контрола промена
Excel бележи промене у класичној дељеној радној свесци сваки пут када се она сачува, укључујући ко је шта урадио, када и који су подаци дотакнутиМожете користити ову историју да бисте проверили шта се догодило и прихватили или одбили рецензије других корисника.
Да бисте видели и филтрирали измене, користите дугме Цонтрол де цамбиос На картици Преглед изаберите Истакни измене. Ако поље за потврду „Прати измене приликом уређивања“ није означено, Excel неће имати акумулирану историју и нећете имати шта да прегледате.
Када отворите опцију „Истакни промене“, можете да одлучите шта желите да видите: 1) тако што ћете Када (све измене или од одређеног датума), 2) од стране Куиен (одређени корисник) и 3) од стране Где? (опсег ћелија). Такође бирате како да их прикажете: да буду директно истакнуте на листу или наведене у Историјски лист.
Историја се чува током подесивог интервала од неколико дана. Подразумевано, Excel чува историју за КСНУМКС дана тако да величина датотеке не расте драстично. Ако вам је потребно више (или мање) простора, идите на картицу Дељење радне свеске > Напредно и промените опцију „Чувај историју промена“ на жељени број дана.
Имајте на уму да Excel трајно брише све старије од тог прага, тако да изаберите довољно велики број ако вам је потребна дугорочна праћење. Такође, запамтите да активирањем контроле промена, ви такође делите књигу класичном методом ако већ није било тако.
Погледајте ко је унутра: корисници повезани са дељеном књигом
У класичној дељеној радној свесци можете у реалном времену видети ко ју је отворио. У Прегледу > Делите књигу > На картици Уреди, приказује се листа „Следећи корисници имају ову радну свеску отворену“ корисници који су тренутно повезаниОво вам помаже у координацији, посебно када решавате сукобе или се припремате за прекид заједничког коришћења.
Како престати да делите класичну књигу
Пре него што престанете да делите, обавестите свој тим како би могли сачувајте и затворите датотекуАко то не урадите, могли бисте изгубити несачувани рад када изађете из дељеног режима.
Затим идите на Преглед > Дељење радне свеске > картицу Уређивање и уверите се да само се ти појављујеш на листиКада је све исправно, уклоните ознаку из поља „Дозволи вишеструким корисницима да истовремено уређују“ и потврдите са OK. Ако Excel пита да ли ће ово утицати на друге кориснике, потврдите да бисте наставили.
Ако се поље чини неактивним, можда сте заштићени лист или књига; привремено уклоните заштиту како бисте могли да опозовете избор и завршите процес. Када се заврши, радна свеска ће се вратити у нормалан режим и више се неће делити.
Важно: Када се радна свеска више не дели, Excel брише историју промена. Ако треба да сачувате ове информације, одштампајте Историјски лист или га прво копирајте у другу радну свеску. Excel такође чува „кориснички приказ“ за сваку особу (видљиви лист, зумирање, филтери, подешавања штампања итд.); подразумевано, свако задржава свој персонализовани поглед приликом поновног отварања датотеке.
Отвори са рачунара у програму Excel (не у прегледачу)
Типична ситуација: Ваш шеф дели Ексел табелу, добијете линк, цео тим је уређује истовремено, а ви желите да је отворите двоструким кликом са радне површине у Ексел апликацији, а не у прегледачу. Ако је сачувате као локалну датотеку, остаје вам офлајн копија која остало не може да уређујеРешење? Направите пречицу која отвара онлајн верзију директно у апликацији.
- Опција 1 (брза): Направите датотеку пречице која користи Office шему да би принудно покренула апликацију за рачунаре. Копирајте везу из дељене Excel табеле и креирајте URL адресу користећи формат ms-excel:ofe|u|ВАШ_ЛИНКЗатим, креирајте .url датотеку на радној површини са том дестинацијом. Двапут кликните на њу, Excel (апликација) ће се отворити са онлајн радном свеском, одржавајући коауторство и аутоматско чување.
- Опција 2 (веома згодна): Ако радите са OneDrive-ом или SharePoint-ом, синхронизујте библиотеку на рачунару са OneDrive клијентом. На овај начин, у File Explorer-у ћете видети фасциклу која указује на облак; када отворите Excel одатле, радићете на оригиналу, са коауторством и нема неповезаних локалних дупликатаТо је као да имате датотеку на радној површини, али је заправо у облаку.
- Опција 3 (из самог програма Excel): отворите везу из имејла, изаберите Уредите у Екцел-у А када сте у апликацији, закачите је на листу недавно писаних порука или је додајте у омиљене ставке у Excel-у. Следећи пут ћете је отворити у два клика без коришћења прегледача, задржавајући све предности коауторства.
Са било којом од ових опција избегавате креирање осиротелих локалних копија и осигуравате да сви настављате да радите на истој датотеци, уз истовремену монтажу и без забуне.
Савладавање ових опција – модерног коауторства, отварања преко линкова, пречица на радној површини, историје и решавања сукоба – даје вам потпуну контролу над начином рада са програмом Excel као тим. Разумевањем ограничења класичне методе и предности модерног приступа, увек можете изабрати најефикаснији и најбезбеднији пут за ваш пројекат и вашу организацију.
