Ако свакодневно користите Ексел, вероватно сте имали ово искуство: откуцате нешто попут 12/2 или 01-01 и, када притиснете Ентер, бум! Појављује се датум. Ова аутоматизација је намењена да помогне, али често узрокује грешке у извештајима, каталозима или кодовима (погледајте како рад са датумима и временима у Екселу). Када желите да унесете тачне вредности, Промена датума у програму Excel је права мука..
Реалност је да не постоји један прекидач који би потпуно онемогућио ову конверзију бројева у датуме. Међутим, постоји неколико пречица и подешавања која веома добро функционишу да би се то спречило у пракси. Од претходног форматирања ћелија као текста до малих трикова попут једноструког наводника или нуле са размакомЕво детаљног водича са брзим методама и трајнијим опцијама, плус посебан одељак за Google табеле.
Зашто Ексел претвара бројеве у датуме
Ексел покушава да буде паметан и да препозна обрасце. Када види нешто попут 3/4, претпоставља да је то датум и аутоматски га трансформише (на пример, у 3. април, у зависности од ваших регионалних подешавања). Ово хеуристичко понашање убрзава рад са датумима, али се руши када заиста желите да пишете разломке или кодове..
Овај дизајн долази стандардно: ако Excel сматра да текст одговара формату датума, примениће промену када потврдите унос. Штавише, код великих количина може применити и научну нотацију (1E+05), што није увек пожељно. Зато је добра идеја знати опције које омогућавају да Excel третира ваше уносе као текст или као „буквални“ број. а не као датум.
Брзе методе за избегавање конверзије у једној или неколико ћелија
Ако вам је потребно једнократно решење, ови трикови су директни и ефикасни за... валидирање уноса у Екселу. Посебно добро функционишу када уносите само неколико вредности и не желите да дирате глобална подешавања..
Преформатирајте ћелије као текст
Једна од најбезбеднијих техника је да експлицитно кажете Екселу да ће садржај бити текст. На овај начин, оно што куцате неће бити поново интерпретирано. Ова метода је идеална ако уносите више података осетљивих на конверзију..
- Изаберите ћелије у које ћете унети вредности које не треба конвертовати. Укључите комплетне опсеге ако је потребно.
- Притисните Ctrl + 1 (нумеричка јединица у горњем реду) да бисте отворили прозор Форматирање ћелија. Такође можете кликнути десним тастером миша и изабрати „Форматирај ћелије…“.
- У категорији изаберите Текст и потврдите са OK. Од сада па надаље, све што откуцате биће сачувано као дословни текст..
Имајте на уму да, пошто је у питању текст, вредност ће бити представљена као таква: на пример, неће бити додата као број ако је касније користите у прорачунима и обично ће бити поравната улево. Ако касније треба да радите са тим подацима, сачувајте копију или је касније конвертујте у број по потреби..
Користите једноструки наводник (')
Ултрабрзи трик: Напишите један наводник непосредно пре података. На пример, „01-01“ или „1/47“. Ексел ће приказати садржај онако како сте га унели и знак навода неће бити видљив у ћелији након притиска на Ентер..
Ова метода је савршена за кодове, референце и уносе које никада не желите да мењате. Такође вам штеди новац када уносите разломке или двосмислене текстове. које би Ексел конвертовао у датуме без питања.
Ставите размак пре
Ако додате размак на почетку, Excel престаје да тумачи унос као датум. На пример, „11:53“ или „3/4“ неће бити трансформисано. Напомена: размак остаје у ћелији, а вредност остаје као текст..
Овај детаљ може утицати на функције као што је VLOOKUP, јер „11-53“ са размаком није исто што и „11-53“ без њега. Користите га када нећете претраживати или упоређивати те вредности помоћу формула..
Стављање нуле и размака испред разломка
За чисте разломке (као што су 1/2, 3/4, итд.), унесите нулу и размак испред: 0 1/2, 0 3/4. На овај начин, Excel разуме да је у питању број, а не датум..
Када потврдите, Excel аутоматски конвертује формат ћелије у разломак, а нула се уклања. Видећете да ће 0 3/4 бити протумачено као 0,75 у зависности од ваших подешавања разломка. Ово је једини трик са брзацима који очува нумеричку природу уноса..
Копирајте и налепите без превлачења формата
Када налепите податке из других извора, Excel може покушати да примени формате на основу изворног садржаја. Користите Специјално лепљење → Вредности да бисте увезли садржај без спољних стилова или форматирања. Ово смањује изненађења и омогућава вам да касније примените жељени формат (нпр. текст).
Иако лепљење као вредности само по себи не спречава Excel да препозна обрасце, оно вас спречава да наслеђујете формате који су већ примењени. Ако ћете лепити листе са двосмисленим уносима, претходно их комбинујте са текстуалним форматом..
Опције конфигурације за минимизирање аутоматских промена
Не постоји магично дугме које потпуно онемогућава конверзију бројева у датуме у било ком контексту. Међутим, постоје подешавања која смањују утицај аутоматизације у Екселу. Ове мере вам дају већу контролу када често радите са „осетљивим“ подацима..
Аутоматско исправљање рецензија
Неке аутоматске измене зависе од правила аутоматског исправљања. Да бисте их подесили: Датотека → Опције → Провера → Опције аутоматског исправљања. Тамо можете да уклоните ознаку са поља за радње које вас не занимају..
Посебно прегледајте све аутоматске измене бројева и датума које се могу унети путем аутоматског попуњавања или других замена. Ако онемогућите оно што вам не треба, смањићете нежељене интервенције на глобалном нивоу..
Управљање условним форматирањем
Понекад промене које видите (као што су бојење, стилови или форматирање) потичу од правила условног форматирања. Идите на Почетна → Условно форматирање → Управљање правилима. Одатле можете изменити или обрисати било које правило које примењује нежељене трансформације..
Ово није баш исто што и „паметна“ конверзија датума, али се може помешати са њом. Добра је идеја да очистите стара правила ако наслеђујете Ексел радне свеске са чудним понашањем..
Направите основни шаблон
Ако често радите са подацима који се покваре аутоматском конверзијом, припремите шаблон са одговарајућим форматом. На пример, поставите кључне колоне као текст, сачувајте датотеку као шаблон (.xltx) и користите је за нове пројекте. и, ако је применљиво, Аутоматизујте понављајуће задатке помоћу макроа у Екселу.
Ово осигурава да сваки пут када почнете, књига почиње са исправним подешавањима. Мање изненађења и већа доследност између докумената.
Практични примери и типични случајеви
Хајде да погледамо ситуације које се дешавају свакодневно и како их решити у ходу. Ови примери ће вам помоћи да изаберете најприкладнији трик у сваком случају..
Кодови и референце са цртицама
Ако откуцате 11-53 и видите да га Excel реинтерпретира, испред њега ће се навести један знак навода: „11-53“. Вредност ће бити приказана каква јесте, без видљиве понуде након потврде.
Ово такође функционише са комбинацијама бројева са косим цртама, као што је „1/47“, које ће Excel оставити нетакнутим. Користите га у каталозима, залихама или кодовима купаца.
Двосмислени датуми и регионални формати
У зависности од ваших регионалних подешавања, 12/2 може да се преведе као 2. децембар или 12. фебруар. Ако нисте желели датум, означите ћелију као текст пре куцања или користите једноструки наводник..
У мешовитим листама (неке ћелије треба да буду датуми, а друге не), размислите о креирању одвојених колона. У оном намењеном за „дословни текст“, примените формат Текст и заборавите на страхове.
Разломци које не треба претворити у датуме
За 1/2, 3/4 и слично, напишите 0 1/2 или 0 3/4 ако вам је потребна нумеричка вредност 0,5 или 0,75 без конвертовања у датум. Excel ће применити формат разломка и задржати нумеричку природу.
Ако желите да видите разломак као тачан текст без израчунавања, користите текстуални формат или једноструки наводник. Изаберите једну или другу опцију у зависности од тога да ли ћете радити или приказивати.
Приликом лепљења са веба или других докумената
Ако копирате са страница или ПДФ-ова, налепите их као Вредности и, ако је потребно, форматирајте као Текст пре лепљења. На овај начин избегавате превлачење стилова или формата који вам компликују живот..
Када имате табелу са много „двосмислених“ уноса, примена текста на целу колону пре лепљења штеди вам потребу да исправљате сваки ред. А ако вам касније затребају бројеви, можете их конвертовати на контролисан начин..
Упозорења и добре праксе
Иако могу деловати ситно, ови детаљи праве разлику у стварним табелама са стотинама или хиљадама редова. Избегните главобоље пратећи ове једноставне савете.
- Ако додате водећи размак, имајте на уму да се тај размак чува. Можете прекинути подударања у VLOOKUP-у или поређењима.
- Уноси са једноструким наводницима се чувају као текст. Неће бити сабрани или израчунати као бројеви док их не конвертујете..
- Формат текста је ваш најбољи пријатељ када желите да „замрзнете“ тачно оно што куцате. Користите га превентивно у колонама са кодовима или текстуалним разломцима.
- Ако Excel користи научну нотацију са дугим нумеричким идентификаторима, форматирајте их као текст пре него што их налепите или откуцате. На овај начин неће постати 1Е+05 нити ће изгубити цифре..
Да ли се конверзија у датуме може потпуно онемогућити?
Као опште правило, Excel не укључује ниједно подешавање које каже „никада не конвертуј бројеве у датуме“, јер је откривање део основног процеса уноса података. Најефикаснији начин је да се избегне конверзија изворног кода помоћу описаних трикова и форматирања.
Уз то речено, вреди прегледати опције аутоматског исправљања и условног форматирања како би се ограничило аутоматско понашање које, иако се не претвара баш у датум, генерише нежељене промене. Што чистијим одржавате своје лењире и шаблоне, мање ћете имати сметњи..
Google табеле: Важне разлике
У Google табелама постоји мања слобода по овом питању. Ако унесете бројеве који изгледају као датуми, Google табеле ће их ионако конвертовати. Поуздан начин да се ово спречи јесте коришћење једног наводника на почетку..
Алтернативе које вам могу помоћи у Екселу (размак на почетку или нула са размаком за разломке) не нуде исте резултате у Гоогле табелама. Ако радите између програма Excel и Sheets, усвојите једноструки наводник као стандардну меру у Sheets-у..
Када користити сваку методу
Са толико опција, корисно је имати брзо правило. Прави трик зависи од тога да ли вам је потребан дословни текст или нумеричка вредност и колико података уносите..
- Дословни текст (кодови, референце, разломци као текст): једноструки наводник или текстуални формат. Избећи ћете конверзије и задржати тачно оно што сте написали..
- Реални број из разломка (0,5, 0,75…): нула и размак испред разломка. Ексел ће га претворити у тип разломка без трансформације у датум.
- Специфични уноси: једноструки наводник или размак на почетку. За неколико ћелија, најбрже се примењују.
- Велике количине или понављајући шаблони: Унапред форматирајте колоне као текст или креирајте шаблон. Добићете доследност и уштедећете време.
Пречице и детаљи о продуктивности
Да бисте брзо радили, корисно је запамтити две или три пречице и критеријума. Они ће вам омогућити да одржите контролу без успоравања протока..
- Ctrl + 1 отвара окно „Форматирање ћелија“ на Windows-у; на Mac-у, Cmd + 1. Одатле брзо прелазите на текст или разломак.
- Ако сте већ нешто откуцали, а Excel је то променио у датум, промените формат у Текст и поново га откуцајте или користите једноструки наводник. Боље је спречити форматирањем унапред ако ћете уносити много вредности..
- Ако лепите из спољних извора, размотрите опцију Специјално лепљење → Вредности и претходно форматирање. Избећи ћете наслеђивање формата и конверзија.
Шта ако ми затреба додатна помоћ?
Ако наиђете на чудан случај или наслеђену књигу која се чудно понаша, можете се консултовати са специјализованим заједницама. Заједница и форуми за подршку компаније Excel Tech нуде брзе одговоре и практичне примере..
Савладавање ових трикова вам омогућава да одлучите када би Ексел требало да „мисли“ уместо вас, а када не. Између једноструког наводника, текстуалног формата, разломка са нултим размаком и доброг шаблона, имате потпуну контролу над својим уносима.А ако радите и у Google табелама, запамтите да су једноструки наводници сигурна опклада да спречите да број постане датум.
