Све више постајемо зависни од дигиталних докумената да ради, потписују уговореСлање понуда или обрада папирологије са владиним агенцијама значи да морамо бити у могућности да докажемо ко је креирао датотеку и да је нико од тада није додирнуо. Штампање, ручно потписивање и скенирање постаје гломазан и небезбедан процес за већину свакодневних ситуација.
Дигитални потписи и електронски сертификати Они решавају управо овај проблем у Word-у, Excel-у, PowerPoint-у, PDF-у и другим канцеларијским апликацијама. Омогућавају потпишите Word документ директно у самом програму, гарантујући идентитет потписника, интегритет садржаја и обезбеђујући правну валидност у многим контекстима, све док се користе сертификати које издаје поуздани ауторитет.
Шта је дигитални потпис и за шта се користи у Офису?
Дигитални потпис је, у суштини, шифровани електронски печат Уграђује се у документ или поруку: Word датотеку, Excel табелу, PowerPoint презентацију, имејл, макро итд. Овај печат садржи информације које вам омогућавају да проверите ко га је потписао и да ли је садржај измењен након потписивања. Штавише, омогућава потписати документе дигитално са гаранцијом.
Када дигитално потпишете Office документ путовати са њим сертификат и придружени јавни кључ. Са овим информацијама, програм примаоца може да потврди да потпис потиче из вашег приватног кључа и да датотека није дирана од када је потписана. Ако неко промени чак и једно слово, потпис се поништава и Office ће вас одмах обавестити.
Важно је разликовати видљиве и невидљиве потписе у оквиру Канцеларије. видљиви потпис Приказује се као линија за потпис или слика (ваш скенирани потпис, печат компаније итд.), док се невидљива не види у телу документа, али Office означава датотеку као потписану и приказује статус потписа на врху или у приказу информација о датотеци.
И видљиви и невидљиви потписи деле исту криптографску безбедностЈедино што се мења је естетика и начин на који корисник види или интерагује са потписом на екрану, а не ниво заштите који нуде над садржајем.
Дигитални сертификат, јавни кључ и ентитет који га је издао
Да бисте креирали важећи дигитални потпис, потребан вам је сертификат за дигитални потпис.Тај сертификат за дигитални потпис је ваша електронска „лична карта“: садржи ваше идентификационе податке и јавни кључ који ће се користити за верификацију вашег потписа. Без сертификата, једноставно лепите слику свог потписа, али не постоји криптографска гаранција ни за шта.
Дигиталне сертификате издају такозвани сертификациони ауторитети (CA).Ова сертификациона тела (CA) делују као нека врста јавног бележника у дигиталном свету. Они проверавају ваш идентитет, издају вам сертификат, потписују га својим кључевима, а такође воде листе опозваних сертификата како би назначили који су сертификати истекли или су опозвани.
У пракси постоје два главна начина за добијање сертификатаприбегавајте комерцијалном или званичном ентитету за издавање (укључујући Мајкрософтове партнере или добављаче као што је DigiCert који испоручују сертификат на физичком токену) или користите сертификате које је интерно издала компанија, организација или институција, што је веома често у корпоративним и јавним административним окружењима.
Сертификати имају ограничен рок важења, обично од једне до три године.У зависности од типа и издаваоца, сертификати истичу и морају се обновити или заменити новим. Ако покушате да се потпишете истеклим сертификатом, Office и PDF читачи ће означити потпис као неважећи или приказати безбедносна упозорења.
У неким случајевима је могуће генерисати „самопотписане“ сертификате Ови сертификати су за тестирање или веома специфичну интерну употребу, на пример, из самог система или прегледача. Они вам омогућавају да сами тестирате дигитални потпис, али пошто не долазе од поуздане треће стране, примаоци ће видети упозорења да потпис није подржан од стране признатог сертификационог тела.
Гаранције које пружа дигитални потпис у Офису
Правилно конфигурисан дигитални потпис у програму Word, Excel или PowerPoint То није само „мали цртеж“ на документу, већ нуди неколико техничких и правних гаранција које су кључне када су у питању новац, лични подаци или одговорности.
Прва гаранција је аутентичностСистем може да потврди да је потписник онај ко се представља јер само та особа (или организација) има приступ приватном кључу повезаном са сертификатом који се користи за потписивање. Прималац, након отварања датотеке, може да потврди овај идентитет и утврди да ли је потписник поуздан.
Друго је интегритет садржајаПриликом потписивања, израчунава се криптографски хеш целог документа и повезује се са потписом. Ако неко касније измени датотеку – чак и за један размак – када је програм отвори, поново израчунава хеш, проналази да се не подудара и означава потпис као неважећи или измењен. Интегритет садржаја је неопходан у токовима рада са макроима или корпоративним шаблонима.
Трећа гаранција је неоспоривоДругим речима, потписник касније не може порећи да је потписао тај конкретни документ. Ако је коришћен сертификат повезан са особом или организацијом и приватни кључ није угрожен, потпис служи као доказ њихове умешаности.
Коначно, многи дигитални потписи су повезани са временски ограниченом сертификацијомКада се користи сервер за временске ознаке, потпис је повезан са одређеним датумом и временом које издаје безбедни извор времена. Ово омогућава доказивање да је документ постојао и да је потписан у том тренутку, чак и ако сертификат потписника истекне касније.
Захтеви да би се дигитални потпис сматрао важећим
Да би се дигитални потпис у Офису сматрао поузданим Систем проверава низ основних услова. Ако нешто крене наопако, корисник ће обично видети жуто или црвено упозорење које указује на проблеме са потписом или сертификатом.
Прво, потпис мора бити криптографски исправанДругим речима, датотека не сме бити измењена од потписивања, а програм мора бити у стању да провери потпис користећи јавни кључ сертификата. Ако је документ измењен, потпис је „покварен“ и више се не сматра важећим.
Такође је важно да сертификат буде важећи.Ако је сертификат истекао или се налази на листи опозваних сертификата, потпис се приказује са важним упозорењима, јер се не може гарантовати да потписник и даље има контролу над тим идентитетом.
Још један захтев је да уредник или потписник буде поуздан за тим који отвара документ. У пословним окружењима, многе организације означавају сертификате одређених добављача или интерних одељења као поуздане, тако да се документи које су они потписали валидирају без упозорења.
Коначно, сертификат повезан са потписом мора потицати од акредитованог издаваоца. или из инфраструктуре јавног кључа (PKI) коју систем сматра поузданом. Ако је сертификат самопотписан или долази од непознатог CA, систем га и даље може потписати, али ће приказати упозорење да не може да провери порекло са независном трећом страном.
Потпишите и заштитите документе Microsoft Office-а
Офис вам омогућава да потписујете Ворд документе, Ексел табеле и ПоверПоинт презентације. на два главна начина: видљивим потписом (линија за потпис са именом, сликом или печатом) или невидљивим дигиталним потписом који не мења изглед документа, али га означава као потписан и блокира измене.
Видљиви потпис се обично користи када је важно да читалац јасно види потпис. на одређеном месту на документу, као што би био случај са својеручним потписом на папиру. Ово је уобичајено у уговорима, буџетима, сертификатима или записницима где је важно јасно идентификовати ко је дао одобрење.
Невидљиви потпис, с друге стране, је идеалан када желите да заштитите садржај Без измене дизајна: извештаји, корпоративни шаблони, модели уговора, презентације са фиксним дизајном итд. Office додаје обавештење на врху које указује да је документ потписан и да га може конвертовати у формат само за читање.
У модерним верзијама система Microsoft 365 и Office Информације о потпису се управљају на картици Датотека, у одељку Информације. Тамо ћете пронаћи опције као што су Заштити документ, Заштити радну свеску или Заштити презентацију, које омогућавају приступ функцији Додај дигитални потпис и управљање постојећим потписима.
Када је документ већ дигитално потписанДугме Потписи се обично појављује на дну прозора или у панелу за потпис са стране. Одатле можете видети ко је потписао, када, са којим сертификатом и да ли је потпис још увек важећи или је на њега утицале неке накнадне измене.
Како додати видљиви потпис у програму Word и Excel
Ако желите да ваш потпис изгледа као да је на папирном документуНајпогоднија опција је коришћење верзије програма Word и Excel. На овај начин, документ приказује поље где потписник може да напише своје име, убаци слику свог потписа или да се потпише дигиталном оловком на екранима осетљивим на додир.
Типичан ток је једноставанПрво, отворите Word документ или Excel табелу и поставите курсор тамо где желите да се појави линија за потпис. На картици Уметање изаберите опцију Линија за потпис у групи Текст.
Тиме се отвара прозор са подешавањима линије за потпис. У овом одељку можете навести име потписника, положај, адресу е-поште и да ли су коментари дозвољени након потписивања. Такође можете изабрати да ли ћете поред потписа укључити датум.
Када се убаци ред за потпис, аутор или особа која прима документ Можете кликнути десним тастером миша на линију и изабрати опцију Потпис. У том тренутку, Word или Excel нуде неколико могућности: куцање имена, избор слике рукописног потписа или директно цртање ако уређај то дозвољава.
У овом кораку се такође бира дигитални сертификат. који ће се користити за потписивање. Дијалог за потписивање приказује поља као што су „Потпиши као“ и „Издао/ла“, где можете проверити да ли је изабран исправан сертификат. Ако није, можете кликнути на Промени да бисте изабрали други сертификат инсталиран на вашем рачунару или прегледати како да управљате дигиталним сертификатом ако имате било каквих питања.
Како потписати невидљивим дигиталним потписом у Word-у, Excel-у и PowerPoint-у
Када не желите да мењате дизајн документа са видљивом линијом за потписМожете користити такозвани невидљиви дигитални потпис, који се широко користи у корпоративним шаблонима и презентацијама где се естетика пажљиво разматра.
Поступак је сличан у Word-у, Excel-у и PowerPoint-у.Отворите датотеку, идите на картицу Датотека да бисте ушли у приказ Backstage и уверите се да сте у одељку Информације. Тамо ћете видети дугме Заштити документ, Заштити радну свеску или Заштити презентацију, у зависности од типа датотеке.
У том менију бирате опцију Додај дигитални потписПрограм ће приказати поруку која објашњава да ће потпис бити додат и да, након потписивања, свака измена може да га учини неважећим. Након прихватања, појавиће се дијалог за потписивање.
У том пољу можете изабрати врсту обавезе (на пример, „Прегледао/ла сам овај документ“ или „Овлашћујем овај садржај“), напишите разлог за потписивање и, ако имате више сертификата, изаберите онај који желите да користите. Када је све спремно, само кликните на Потпиши.
Када се процес заврши, датотека се означава као потписана. А у многим конфигурацијама, постаје само за читање како би се спречиле накнадне измене. Корисник ће видети обавештење на врху које указује да документ има важеће потписе и моћи ће да види детаље из панела за потпис.
Коришћење сертификата за потписивање докумената у програму Office и PDF
Поред уобичајених личних сертификатаПостоје специфични сертификати за „потписивање докумената“ које издају провајдери попут DigiCert-а, а који се често испоручују на физичком токену (на пример, USB уређају). Ови сертификати су посебно дизајнирани за професионално потписивање докумената.
Процес коришћења је веома једноставанКада је поруџбина завршена, добићете токен са инсталираним сертификатом или спремним за инсталацију. Затим, једноставно га повежите са рачунаром и, приликом потписивања из програма Word, Adobe Reader, OpenOffice или LibreOffice, изаберите тај сертификат у дијалошком оквиру.
На пример, у Adobe Reader-у можете потписати без потребе за плаћеном верзијом.Отворите PDF, изаберите Још алата у бочној траци и изаберите Сертификати. Изнад документа ће се појавити трака са алаткама са опцијом за дигитално потписивање.
Кликом на ту опцију курсор се претвара у крст. Да бисте нацртали област где ће бити видљиви потпис, отвориће се прозор за избор сертификата потписа. Биће приказан преглед потписа, а након прихватања и чувања документа, потпис ће бити уграђен у PDF.
У OpenOffice-у и LibreOffice-у механизам је веома сличанОтворите документ у програму Writer, идите на File (Датотека) и изаберите Electronic Signatures (Електронски потписи). Одатле кликните на Sign Document (Потпиши документ), изаберите сертификат и програм ће регистровати потпис, тако да ће га све накнадне измене аутоматски поништити.
Руком писани потписи као слике и њихов однос према дигиталним потписима
Веома уобичајен приступ је коришћење рукописног потписа као слике у оквиру програма Word, Excel или чак Photoshop. Иако не нуди исте гаранције као дигитални потпис поткрепљен сертификатом, може бити користан у мање формалним контекстима или да би се документу дао људскији печат.
Идеја је једноставна: потпишете папир, скенирате га или га фотографишете. Слику чувате у уобичајеном формату као што су JPG, PNG, GIF или BMP. Затим отворите ту слику у програму Word да бисте је исекли, остављајући само потпис, и поново је чувате као засебну датотеку да бисте је поново користили кад год желите.
Ако сте забринути да позадина фотографије неће одговарати белој боји документаМожете ретуширати слику у програму као што је Adobe Photoshop. Подешавањем кривих боја можете ускладити белу боју скенираног папира са белом бојом документа или чак користити режиме мешања попут „Множење“ да би потпис изгледао као да је заиста написан на страници.
Када добијете углачану слику, једноставно је уметните у Word, Excel или PowerPoint. Из опције Уметање > Слике, поставите је на одговарајуће место. Можете је комбиновати са функцијом линије за потпис у програму Office тако да, поред изгледа рукописа, постоји и формални ток потписа.
Сада, са правне и безбедносне тачке гледишта Једноставна слика налепљена у датотеку се лако копира и поново користи. Зато многе компаније и јавна тела не сматрају да је еквивалентна напредном или квалификованом електронском потпису заснованом на сертификату или електронској личној карти, посебно када је у питању значајна правна одговорност.
Потписујте Office документе онлајн помоћу услуга трећих страна
Ако не желите да се мучите са сертификатима инсталираним на вашем рачунару Или ако користите уређај на којем немате администраторске дозволе, постоје веб алати који вам омогућавају да брзо потпишете Word, Excel, PowerPoint или PDF документе.
Пример за то су услуге попут Aspose-а.Ови алати вам омогућавају да отпремите Word датотеку у прегледач и додате потпис помоћу цртежа, текста или слике. Можете превући документ на веб локацију, изабрати тип потписа и прилагодити боју или стил пре него што га уградите.
Након примене потписа, систем вам омогућава да преузмете потписани документ. или генеришите линк за преузимање који остаје активан само ограничено време ради заштите приватности, обично 24 сата. Ове услуге често подржавају и друге формате: DOT, DOCM, ODT, DOTX, OTT и сличне.
Још једна популарна услуга је SignWell.Нуди бесплатну верзију са ограниченим бројем потписа месечно. Омогућава вам да потписујете не само Office документе и PDF-ове, већ и слике, и интегрише се са алатима као што су Gmail, Slack, Dropbox и друге платформе за колаборативни рад.
Велика предност ових услуга је практичност.Можете дефинисати свој потпис једном (цртањем, куцањем или отпремањем слике) и поново га користити у различитим онлајн документима без инсталирања било чега. Систем вас води корак по корак и може управљати потписима других људи.
Главни недостатак је верификација идентитетаУ многим случајевима, ова решења нису повезана са дигиталним сертификатом који је издао поуздани ауторитет, што значи да би свако могао да се лажно представи као ваш потпис ако би имао приступ вашем налогу или уређају. Из тог разлога, неке компаније и владине агенције не прихватају ову врсту потписа за осетљиве трансакције.
Потпишите PDF и конвертујте назад у Office формате
Још једна широко распрострањена стратегија је рад директно у PDF-у.Многи алати, као што је Adobe Acrobat (укључујући бесплатне верзије са неким функцијама) или напредни PDF прегледачи, нуде опцију под називом Fill & Sign која знатно поједностављује процес.
Уобичајени поступак подразумева прво извоз Word, Excel или PowerPoint документа у PDF.било чувањем као PDF или коришћењем опције штампања у PDF драјверу. Затим отворите ту датотеку у изабраном прегледачу и приступите функцији потписа.
Из опције „Попуните и потпишите“ можете бирати између писања свог имена (Програм ће генерисати типографски потпис.) Нацртајте потпис мишем, оловком или прстом или отпремите слику која садржи ваш скенирани потпис. Затим једноставно кликните где желите да га уметнете и подесите величину.
Када је ПДФ потписан, нормално је да га сачувате какав јесте. и користите га директно као коначну верзију. Ако из било ког разлога треба да се вратите на Word, Excel или PowerPoint формат, можете користити онлајн алате попут ILovePDF-а или других веб локација за конверзију да бисте генерисали датотеку која се може уређивати из PDF-а.
Међутим, важно је имати на уму да приликом конверзије назад Нека од оригиналних својстава форматирања или безбедности могу бити изгубљена, а сам дигитални потпис може бити повезан са PDF-ом, а не са резултујућим Office документом, тако да се неће сматрати истим техничким потписом.
Како уклонити дигиталне потписе у Word-у, Excel-у и PowerPoint-у
Понекад можете изабрати погрешан сертификатНа пример, можете случајно потписати нацрт или морати да поновите потписани документ. У тим случајевима је могуће уклонити дигитални потпис, без обзира да ли је видљив или невидљив, иако ће то утицати на валидност датотеке.
Ако је потпис видљив на линији за потпис У програму Word или Excel, једноставно отворите документ, кликните десним тастером миша на ред за потпис и изаберите Уклони потпис. Програм ће приказати поруку потврде и ако прихватите, потпис ће бити уклоњен из датотеке.
Када говоримо о невидљивим дигиталним потписимаПоступак подразумева одлазак на картицу Датотека. Отворите документ, табелу или презентацију, идите на Датотека > Информације и кликните на Прикажи потписе. Ово ће отворити панел са потписима, који приказује све примењене потписе.
На том панелу ћете видети стрелицу поред сваког потписа.Када га проширите, пронаћи ћете опцију Уклони потпис. Програм ће поново тражити потврду; након прихватања, потпис нестаје и документ се враћа у непотписано стање, омогућавајући неограничене измене.
Важно је разумети да брисање потписа има правне последице. У одређеним контекстима, то је зато што документ више није поткрепљен тим доказом о интегритету и аутентичности. Ако је датотека коришћена као доказ или има уговорну вредност, препоручљиво је да се сачува и оригинална потписана верзија.
Правна ваљаност различитих облика потписа
Велики основни проблем када говоримо о дигиталним потписима Његова правна валидност је оно што је важно. Лепљење скенираног потписа у Фотошопу није исто што и коришћење квалификованог сертификата издатог од стране признатог органа или електронске личне карте у Шпанији.
Потписи засновани на дигиталним сертификатима или електронским личним картама Ово се генерално сматра напредним или чак квалификованим електронским потписима, у зависности од врсте сертификата и уређаја који се користи за чување кључа. Ови потписи имају јаку правну основу и, у многим поступцима, упоредиви су са традиционалним рукописним потписом.
Насупрот томе, потпис скениран или нацртан у програму Има много ограниченију доказну вредност. Релативно га је лако копирати и налепити у други документ, а у случају судског спора теже је доказати да није манипулисан. У Шпанији се, на пример, прихвата као посредни доказ, али нема исту тежину као напредни електронски потпис поткрепљен важећим сертификатом.
Потписи примењени путем неких општих онлајн сервиса Обично се налазе негде између. У многим свакодневним ситуацијама могу бити довољни, посебно када стране верују једна другој и ризик је низак. Међутим, у пословима са владиним агенцијама, финансијским трансакцијама или важним уговорима, често су потребни дигитални сертификат, електронска лична карта (DNIe) или решења која признају eIDAS прописи.
На крају крајева, када бирате како да потпишете Office документ Препоручљиво је проценити ниво безбедности и правне валидности који вам је потребан: за интерну употребу или документе са ниским нивоом одговорности, једноставна решења могу бити довољна, док се за важне уговоре, тендере или званичну комуникацију препоручује коришћење поузданих сертификата и интеграција дигиталног потписа у Word, Excel, PowerPoint или PDF на потпуно пратив начин.
Савладајте различите начине потписивања и заштите Office докумената дигиталним сертификатима Омогућава вам да дефинитивно напустите штампач и скенер, радите ефикасније и, пре свега, осигурате да оно што шаљете и примате одржава своју аутентичност и интегритет, са нивоом гаранције прилагођеним свакој врсти поступка и без жртвовања доброг корисничког искуства.
