Ако радите са заједнички документи, дуо који су формирали Праћење промена и коментара у програму Word То је ваш најбољи савезник. Помоћу ових функција можете да забележите сваку промену, разговарате о предлозима са стране и одлучите шта да додате или уклоните без измене оригинала.
Поред тога што олакшавају сарадњу, ови алати пружају транспарентност и следљивост за било који уреднички процес. У наставку ћете пронаћи комплетан водич са корацима, опцијама и саветима за савладавање његове употребе, од омогућавања праћења до штампања без ознака, укључујући како приказати ознаке по типу или рецензенту и како управљати коментарима од почетка до краја.
Шта је контрола промена и зашто је користити?
Праћење промена у програму Word је функција која бележи уметања, брисања, промене форматирања и коментаре у документу. Свака измена је означена тако да је аутори или рецензенти могу проценити и одлучити да ли ће је прихватити или одбити.
Његова употреба је кључна при раду са више људи прегледа или одобрава исти текстОмогућава вам да на први поглед видите шта је свака особа променила, идентификујете историју измена и задржите оригинал нетакнутим до коначне валидације.
- Транспарентност: Сваки покрет се одражава, што олакшава темељан и добро утемељен преглед.
- Ефикасна сарадња: идеално када је укључено више рецензената са различитим одговорностима.
- Корисна историја: Праћење промена вам помаже да се вратите ако нека измена није убедљива.
Укључивање или искључивање праћења промена
Укључивање праћења је једноставно: на картици Преглед пронађите прекидач. Цонтрол де цамбиос унутар групе за праћење. Од тренутка када је укључите, свака промена се бележи са својим аутором и визуелним индикатором.
У неким интерфејсима видећете комбиновано дугме под називом „Промени опције контроле и прегледа“Притиском на њега добијате приступ и прекидачу за праћење и подешавањима приказа ознака, што олакшава промену подешавања.
Word вам омогућава да одлучите да ли праћење утиче „За све кориснике“ или „Само за мене“Ова разлика је корисна када желите сами да прегледате документ без наметања надзора другим сарадницима.
Ако је дугме сиво и не дозвољава вам да га активирате, датотека је вероватно заштићена. У том случају, идите на Преглед > ограничити уређивање и онемогућите заштиту ако имате лозинку; тек тада ћете моћи нормално да активирате праћење промена.
Прикажите или сакријте ознаке и подесите приказ
Начин на који се промене представљају је подесив и добра је идеја да савладате ове приказе како се не бисте изгубили у гужви сигнализације. Из рецензије, отвори Опције контроле промена и ревизија да одлучи шта ће се приказати и како.
У одељку „Прикажи ознаке“ можете омогућити и онемогућити одређене врсте ознака. На пример, можете сакрити промене формата да бисте се фокусирали на текст или искључили звук уметања/брисања ако желите да видите само коментаре.
Међу доступним врстама су: унос дигиталном оловком (идеално ако користите оловку), „Уметање и брисање“, „Форматирање“ и опције за балоне: „Прикажи ревизије у балонима“ или „Прикажи само форматирање у балонима“ са остатком промена у тексту.
Такође можете да пребаците преглед помоћу „Прикажи за преглед„: „Без прегледа“ скрива све ознаке, „Оригинал“ приказује документ пре измена, а „Једноставан преглед“ или „Све ознаке“ приказују измене са већим или мањим детаљима, по потреби.
Филтрирајте оцене по рецензенту и управљајте ауторима
Када више колега ради на истом документу, Word се подразумевано приказује промене свих људиМеђутим, можете филтрирати да бисте видели само рад одређеног аутора како бисте могли да процените њихов допринос без ометања.
Да бисте то урадили, идите на Преглед > Опције праћења промена > Покажите брендове > Рецензенти и изаберите имена која вас занимају. Ако желите, користите „Сви рецензенти“ да бисте се вратили на комплетан приказ и не пропустили ниједну измену.
Ако треба да подесите начин идентификације сваког аутора, у Датотека > Опције > Опште можете променити Корисничко име и иницијалиОво подешавање контролише како се измене и коментари приказују потписани у панелу за преглед.
Желите да анонимизујете документ? Идите на Датотека > О програму > Провери проблеме > Прегледајте документ и изаберите „Уклони све личне податке“. Ово ће уклонити измене и коментаре са вашег видљивог идентитета.
Репрезентација промена и панели за преглед
У стандардној конфигурацији, Word истиче уметци са бојом и подвлачењеми приказује брисања као прецртани текст. На десној маргини видећете линије или балоне који означавају измене и коментаре, тако да можете брзо да се крећете.
Ако задржите показивач миша изнад измењеног фрагмента, појавиће се порука. контекстуални опис са детаљима промене. Ово укључује врсту измене (уметање, брисање, форматирање) и аутора, што олакшава разумевање сврхе без отварања додатних панела.
За глобални преглед, отворите Панел за прегледНаводи све измене и коментаре у једној колони; савршено је за откривање да ли још увек постоје измене о којима треба одлучити. На врху ћете видети укупан број ревизија које чекају на разматрање.
Још један користан приказ је приказивање рецензије балона тако да текст тече чисто у телу документа, а напомене остају на маргинама или у режиму „само форматирање балона“ и да уметања/брисања буду у тексту.
Уносите, одговарајте, мењајте и бришите коментаре
Коментари се користе за дајте коментаре или затражите појашњења без додиривања текста. Изаберите одломак или поставите курсор где је потребно и кликните на „Нови коментар“ на картици Преглед; мехурић ће се појавити на маргини.
Одговарање је једнако једноставно: унутар коментара користите дугме одговор и напишите свој одговор. Биће генерисана нит, тако да су сви доприноси груписани заједно и лако је пратити разговор.
Ако сте направили грешку или желите да разјасните нешто, уредите садржај коментара директно у његовом пољу. Кликом на другу област документа, промене ће бити сачуване и тема ће задржати нову формулацију.
Да бисте обрисали одређени коментар, изаберите га и притисните уклонити У прегледу. У неким интерфејсима можете отворити мени са три тачке коментара и изабрати „Избриши нит“ да бисте избрисали целу повезану конверзацију.
Поред тога, можете се кретати кроз коментаре помоћу команди Следеће/Претходно из групе Коментари у Прегледу, што убрзава преглед када постоји много напомена распоређених по документу.
Прихвати и одбаци промене прецизно
Срж процеса прегледа је одлучивање да ли да се интегрише измена. Изаберите промену и из Преглед > Промене изаберите прихватити o ОдбациКурсор ће аутоматски прећи на следећу промену како би пратио темпо.
Да бисте радили са већом контролом, користите контекстуалне опције: Прихвати брисање, Прихвати уметање или Прихвати измене, које само потврђују изабрану промену без преласка на следећу, идеално ако желите да мирно зауставите.
Када журиш, „Прихвати и пређи на следеће„“ или „Одбаци и иди на следеће“ вам омогућавају да брзо обрадите измене. А ако сте већ филтрирали по рецензенту, запамтите да постоје команде за „Прихвати све приказане“ или еквивалентне. одбацити видљиво.
Ако сте донели глобалну одлуку, користите „Прихвати све„ да бисте све објединили или „Одбиј све“ да бисте то одбацили. Постоји и „Прихвати све и заустави праћење“ или његова варијанта „Одбиј“, да бисте процес затворили на уредан начин.
Навигација између промена је подржана иконама Претходно/Следеће, које се покрећу сваком отвореном изменом. Ово минимизира ризик да било какве измене прођу кроз мрежу.
Прикажи ознаке по типу: оловка, текст, формат и балончићи
У документима са пуно садржаја, добра је идеја применити филтере. У одељку „Прикажи ознаке“ можете да укључите/искључите приказ Унос оловком (ознаке направљене оловком), „Уметање и брисање“ или само „Форматирање“.
Да бисте побољшали читљивост, покушајте „Прикажи рецензије у балончићима„, што помера напомене и одређене ознаке на десну маргину, или помоћу „Прикажи само форматирање у балонима“, при чему остале промене остају интегрисане у текстуални ред.
Ова детаљна контрола вам омогућава да прилагодите приказ врсти прегледа који вршите. Ако усавршавате стил, скрива уметања/брисања; ако одобравате садржај, прикажите само текст; ако коментаришете распоред, центрирајте приказ на форматирање.
Имајте на уму да ова подешавања утичу на приказ, а не на стварни садржај документа. Чак и ако сакријете неку врсту ознака, промене су и даље ту чекајући да буду прихваћени или одбијени према потреби.
Филтрирај по рецензенту и управљај „Другим ауторима“
Поред општег филтрирања, Word нуди и посебан селектор аутора на листи РецензентиТамо можете означити једно или више имена да бисте ограничили обележавање на оне које желите да прегледате при сваком пролазу.
Ако документ садржи учеснике чије име није наведено, видећете опцију „Остали аутори„. Означите поље да бисте укључили њихове измене у приказ или га опозовите ако желите да се фокусирате на подскуп сарадника.“
Ова функција је савршена за организовање рунди прегледа од стране блокови одговорностиПрво уредници, затим стручњаци за предметну област, а на крају заинтересоване стране. Свака група види шта јој је потребно, а документ се тихо креће даље.
Када завршите са рецензентом, вратите се на „Сви рецензенти“ да се има потпун преглед и да се итерација затвори глобалним одлукама (масовно прихватање или одбацивање онога што је прикладно).
Штампај без коментара или ознака за ревизију
Ако документ шаљете на папиру или као неозначени PDF, уверите се да се не штампа. У Датотека > Штампај, опозовите избор „Одштампај документ са ревизијама“ у оквиру Подешавања да бисте добили чист ПДФ.
Друга алтернатива је промена приказа на „Без прегледа„пре штампања. На овај начин, датотека ће бити генерисана без икаквих промена, чувајући садржај онако како би изгледао након прихватања свих видљивих измена.
Да ли бисте радије видели претходну верзију? Пређите на „Оригинал„и приказује копију тачно онакву каква је била пре почетка промена. Ово је корисно за поређење верзија на састанцима за валидацију.
Напомена: Ако ништа не подесите, Word ће укључити индикације промена у оквири документа приликом штампања, што није увек пожељно ван круга рецензије.
Упоредите документе и контролишите верзије
Када сте паралелно радили на две датотеке, користите алатку Упоредите са картице Преглед да бисте видели разлике између верзија. Word ће вам приказати документ са резултатима у коме су истакнута сва неслагања.
Ово поређење вам омогућава да комбинујете доприносе из различитих области рада без губитка нијанси. Након поређења, можете прихвати или одбаци промене као да су стандардне ревизије, консолидујући углачани коначни текст.
Ако је пројекат сложен, користите Панел за преглед да бисте измерили количину отворених промена и планирали следећу ревизију. круг одлукаЗнање колико је измена преостало спречава вас да прерано затворите документ.
Поред тога, можете комбиновати филтере по рецензенту са поређењем да бисте прво прегледали основне ствари, а затим оставили мање корекције за бржи и прецизнији накнадни пас.
Савети за ефикасну употребу у тимовима
Дефинишите јасне улоге: ко предлаже промене, ко одобрити или одбити и у којој фази. Избегавање преклапања функција смањује шум и убрзава доношење одлука.
Избегавајте да затрпавате документ променама форматирања ако нисте у тој фази. Понекад је то добра идеја. онемогући форматирање ознака визуелно да се фокусира на садржај и поново га активира када је време за усавршавање стила.
Пре него што се верзија затвори, она пролази кроз коначна ревизијаПрихватите или одбаците све нерешене проблеме, обришите решене коментаре и проверите подешавања штампања, посебно ако планирате да делите датотеку са трећим лицима.
Ако радите са много руку, подстакните коришћење одговора у низу уместо нових, неповезаних коментара. груписани контекст чини причу сваке одлуке јасном.
Приказујте и управљајте коментарима из интерфејса
На траци за преглед имате приступ групи Коментари и, у зависности од верзије, и прозору Коментари. Коментари у горњем десном углуОдатле можете да се крећете, одговарате, решавате или бришете без потребе да претражујете маргине.
Ако ћете радити у режиму читања, активирајте панел за коментаре да бисте имали преглед кључни разговори без затрпавања документа балончићима. То је згодан приказ за састанке ради прегледа.
У сарадњи, објавите коментар и охрабрите своје саиграче да одговоре у дискусији уместо да отварају нову. Водите рачуна о... једна нит по теми избегава дуплирање и олакшава закључивање разговора.
Када се коментар реши, обришите га како се више не би појављивао у претрагама. На овај начин, документ остаје чисто и ажурирано, а затворени проблеми се не мешају са стварним проблемима који чекају на решавање.
Савладавање промена и коментара у Word-у трансформише начин на који уређујете: од омогућавања праћења и подешавања онога што је видљиво, до филтрирања по рецензенту, управљања нитима и одлучивања о свакој промени. Уз ове смернице, моћи ћете да радите са редом, транспарентношћу и агилношћу, без обзира да ли прегледате сами или координирате цео тим.
