Ако свакодневно радите са базама података, пре или касније ћете морати да креирате упите у Аццесс да бисте добили тачно оне информације које су вам потребне. У овом водичу ћете пронаћи јасно и свеобухватно објашњење најчешћих типова упита, како их дизајнирати од нуле и како их одвести корак даље креирањем табела од њихових резултата. Све ово долази са практичним саветима и упозорењима како вас ништа не би блокирало у том процесу. Идеја је да можете са сигурношћу дизајнирати, покретати и поново користити упите у програму Access..
Иако концепт „упита“ може звучати технички, у програму Access то је једноставно добро формулисано питање о вашим подацима. Научићете како да бирате поља, успостављате прецизне критеријуме, додајете изразе и, када је то потребно, сачувате резултат као нову табелу. Такође ћемо погледати како да пребацимо приказе ради валидације резултата, како да избегнемо уобичајене грешке и како да искористимо подељене обрасце за бржи рад..
Шта је упит за селекцију у програму Access?
Упити за селекцију су основа свега у Access-у: они вам омогућавају да упитате једну или више табела и преузмете само записе који испуњавају одређене услове. Њихови резултати се приказују у табели налик табели, познатој као „Лист података“, а у неким наставним материјалима као „Физички лист са одговорима“. Важно је: промене које направите у том листу утичу на изворне табеле, јер је резултат повезан са стварним подацима.
Упит за одабир може бити заснован на једној табели или више табела; ако комбинујете више табела, топло се препоручује да те табеле буду правилно повезане како би се постигли доследни резултати. Овај приступ избегава неочекиване дупликате и поједностављује интерпретацију враћеног скупа..
Поред избора поља какви јесу, можете укључити изразе и израчунате колоне. То значи да упит може генерисати изведене податке који буквално не постоје ни у једној табели, као што су износи, спајање текста или трансформације датума. Ово вам омогућава да одговорите на питања која превазилазе „сирове“ податке..
У сценаријима анализе или извештавања, многи упити за селекцију служе као основа за друге процесе: од штампаног извештаја до генерисања табеле дампа која је замрзнута у времену. Управо је то улога упита за креирање табеле, о чему ћемо касније говорити..
Критеријуми и изрази: Како филтрирати и израчунати
Критеријуми су правила која ограничавају скуп који враћа упит. Ако их не користите, видећете све записе; ако их користите, филтрираћете само оно што вам је потребно. Типични примери су нумерички опсези и текстуална подударања. На пример, критеријум као што је >25 и <50 преузима вредности веће од 25 и мање од 50 за нумеричко поље.
За текст, можете комбиновати услове са ИЛИ. Пример књиге би био „Чикаго“ или „Париз“ или „Москва“ примењено на поље Град. Ово ће довести до тога да упит врати само записе који припадају било којој од тих локација, искључујући све остале градове.
Када су вам потребна израчунавања или логичке операције, изрази долазе до изражаја. Израз је комбинација имена поља, оператора, функција и константи која производи једну вредност. Класичан пример: * , што множи цену са количином и враћа износ у линији. Ове израчунате колоне могу се користити као и било које друго поље у мрежи дизајна..
Изрази могу постати сложенији и ослањати се на уграђене функције. Добра је пракса почети са нечим једноставним и проверавати корак по корак у приказу табеле података. Ако резултат није онакав какав сте очекивали, проверите заграде, типове података и тачна имена поља..
Дизајнирајте упит за селекцију корак по корак
Дизајнирање упита у програму Access је итеративни процес: бирате изворе, бирате поља, примењујете критеријуме, извршавате и, ако је потребно, прилагођавате. Што јасније одредите питање на које желите да одговорите, конструкција ће бити директнија..
- Идите на картицу Креирај и изаберите Дизајн упитаОво отвара дизајнер са мрежом на дну и површином на врху за приказ укључених табела.
- Додајте табеле или упите који ће служити као извори. То можете учинити на неколико начина: двоструким кликом на табелу, превлачењем на врх дизајнера или одабиром у панелу „Додај табеле“ и кликом на дугме за додавање. Овај панел вам омогућава да прелазите између Табеле, упити, линкови y Све да прикаже све што је доступно.
- У горњем делу отворите сваку табелу и двапут кликните на поља желите да укључите. Видећете их додате у ред Поље мреже дизајна на дну.
- Опционо, додај изразе уносом директно у колону реда Поље (на пример,
Importe: *). - Ако треба да сузите резултате, напишите критеријуме у реду Критеријуми сваке одговарајуће колоне.
- Кликните на Трцати да бисте видели резултат. Ако нешто не одговара, вратите се на Дизајн, подесите поља/критеријуме/изразе и понављајте док не добијете тачно оно што тражите.
Панел „Додај табеле“ може бити усидрен са стране или плутајући у центру; можете га превући за насловну траку да бисте променили његов режим. Ако га случајно затворите, поново ће се појавити на картици Дизајн упита помоћу дугмета „Додај табеле“..
Детаљ који вреди знати: ако исто поље преузмете у мрежу више пута, приликом извршавања упита може се појавити заглавље типа ИзразNNNNОво указује на неочекивани дупликат; уклоните дупликат колоне у приказу дизајна и то ће бити исправљено. Овај симптом је чест приликом брзог превлачења поља или приликом тестирања формула..
Кад год вам затреба, прелазите између приказа Дизајн и Технички листПреглед међурезултата помаже у потврди да су критеријуми и изрази правилно примењени, посебно у упитима са више табела или прорачуна. Приступ резултатима током дизајна вам омогућава брзу итерацију.
Конвертовање упита за селекцију у упит за креирање табеле
Направите да упити за табеле узимају скуп резултата из селекције и учитавају га у нову табелу. Ово је корисно за копирајте или архивирајте податке, смањити оптерећење када се сложен упит извршава на веома великој количини података или једноставно сачувати „део“ информација у одређеном тренутку.
Размотрите сценарио продаје: свакодневно генеришете резиме већ закључених трансакција које се неће мењати. Уместо сталног прерачунавања тог резимеа за огромно складиште, резултате можете унети у табелу резимеа и користити је као извор извештавања. Напомена: Нова табела је самостална копија, није аутоматски повезана са изворним табелама..
- Део функционалног упита за селекцију и вратите тачно оне записе и поља која су вам потребна. Ако још немате један, креирајте га и тестирајте његове резултате у табели података.
- Отворите упит у приказу дизајнаТо можете учинити на неколико начина: ако је отворено у табели података, кликните десним тастером миша на картицу документа и изаберите „Приказ дизајна“; ако је затворено, кликните десним тастером миша на упит у окну за навигацију и изаберите „Приказ дизајна“.
- На траци, у оквиру Алати за упите, Отворите картицу Дизајн и у групи Тип упита изаберите „Креирај табелу“Отвориће се одговарајући дијалошки оквир.
- У „Назив табеле„, унесите име које ће имати одредишна табела или изаберите постојеће ако желите да га пребришете (уз опрез).
- Изаберите одредишну локацију: Можете креирати табелу у тренутна база података или у друга база података навођењем путање до .accdb/.mdb датотеке. Ова опција је веома корисна ако треба да извезете резултат за други пројекат.
- Ејецута ла цонсулта. Access ће генерисати нову табелу са записима које је вратила селекција. Ако касније поново покренете исти упит за креирање табеле, имајте на уму да се садржај замењује у складу са конфигурисаним понашањем.
Важна нијанса: за разлику од упита за селекцију, ово је упит за акцијуИз безбедносних разлога, Access може блокирати извршавање ако база података није на поузданој локацији или нисте омогућили садржај. У следећем одељку објашњавам како да избегнем ову блокаду..
Акциони упити и поуздана база података
Access класификује као „акционе упите“ оне који изменити податке или структурудодавање, ажурирање, брисање и прављење табеле. Пошто мењају информације, програм додаје слојеве безбедности како би спречио њихово ненамерно извршавање.
Ако покушате да покренете један од ових упита и ништа се не дешава, погледајте статусну траку или траку са порукама у програму Access. Вероватно ћете видети упозорење попут овог: „Онемогућени режим је блокирао радњу или догађај.“ То значи да база података није означена као поуздана.
Решење је једноставно: у траци са порукама испод траке, Кликните на „Омогући садржај“Затим поново покрените упит. Од тог тренутка, Access ће вам дозволити да покрећете акционе упите све док се база података налази на поузданој локацији или је омогућена. Ако радите са више база података, поновите активацију у свакој од њих..
Подељени обрасци за истовремено гледање и уређивање
Приликом рада са резултатима упита, може бити веома згодно имати два приказа истовремено: један у формату табеле за брзо скроловање кроз записе и други у формату обрасца за практично уређивање. Управо то... подељени образац.
Креирање је једноставно. Из навигационог панела, изаберите табелу или упит који садржи податке које желите да прикажете. Затим идите на Креирај > Више образаца > Подели образацAccess ће генерисати распоред са листом на врху или дну и обрасцем са детаљима у другом окну. Користите мрежу за претрагу или имплементацију прилагођени претраживачи у програму Access и образац за измену у зависности од контекста.
Савети за дизајн и уобичајене грешке
У упитима који комбинују више табела, понекад ћете желети да вратите више поља у једној табели резултата. Технички, ово може „денормализовати“ информације груписањем података о купцима, оператерима и добављачима у један излаз. Ово је у реду за анализу или извештавање, али избегавајте коришћење ових денормализованих табела као извора за писање у продукционим системима..
Ако приметите чудне наслове као што су ИзразNNNN Као резултат тога, то је скоро увек зато што сте исто поље два пута укључили у мрежу дизајна. Вратите се у приказ дизајна и обришите дупликат. То је тренутна поправка која чисти излаз без додиривања оригиналних података..
Да бисте одржали контролу приликом примене сложених критеријума, додајте услове један по један и често покрећите упит. На тај начин, ако се нешто не филтрира како се очекује, моћи ћете да утврдите тачну тачку где одступа. Овај инкрементални приступ избегава губљење времена на отклањање грешака превише дугих израза..
Такође имајте на уму да упити за одабир приказују податке уживо. Ако измените вредност у резултатском листу, она ће се променити и у изворној табели. Ако не желите да мењате оригиналне податке, креирајте упит за креирање табеле и радите на резултујућој копији..
Укључи/искључи приказе за бржу итерацију
Access олакшава пребацивање између Приказ дизајна консултација и Приказ табеле са подацимаОва размена је кључна за брзу проверу да ли поља и критеријуми враћају оно што очекујете, без чекања на крај дизајна за валидацију. Тестирајте, прегледајте, исправите и поново извршите: то је идеална динамика.
Да бисте променили приказе ако је упит отворен, једноставно кликните десним тастером миша на картицу документа и изаберите жељени приказ. Ако је упит затворен, кликните десним тастером миша на њега у окну за навигацију и отворите га у жељеном приказу. Савладавање ових пречица ће вам уштедети много кликова током дугих радних сесија..
Сада имате комплетну мапу: шта су упити за селекцију, како применити критеријуме и изразе, како их дизајнирати корак по корак и како их конвертовати у нове табеле када вам је потребан стабилан дамп. Такође знате како да избегнете безбедносне браве и када се ослонити на подељени образац да бисте постигли агилност. Одавде можете да креирате моћније упите и да контролишете своју анализу без изненађења..
