Откако је пандемија Ковида-19 све преокренула, радити од куће Прешло је од изузетка до рутине. За само неколико недеља, многе компаније су биле принуђене да импровизују 100% дигитално окружење, готово без времена за планирање процеса или алата. Чак су и компаније које су већ дозвољавале неким својим запосленима да раде на даљину морале да скалирају своје системе вртоглавом брзином.
Ова промена је јасно показала да, без добре технолошке основе, Даљинска продуктивност патиТеже је координирати, границе између личног и професионалног живота се замагљују и појављује се хиљаду нових сметњи. Срећом, данас имамо огроман екосистем апликација који нам помажу да комуницирамо, организујемо, управљамо временом, чувамо информације и одржавамо безбедност, без обзира да ли сте фриленсер или део великог тима.
Тимска комуникација: ћаскање и видео позиви у новој канцеларији
Када свака особа ради из своје дневне собе, алати за интерну комуникацију они постају кичма свакодневног живота. Циљ је да се „доћи ћу до вашег стола и испричати вам“ замени флуидним, организованим и професионалним дигиталним каналима.
Slack: увек доступна виртуелна канцеларија
Слек је постао стандард за интерну комуникацију Ово је уобичајено у многим компанијама које раде на даљину. Омогућава вам да креирате канале за пројекте, одељења или чак неформалне теме (као што је типичан мем канал или канал за препоруке ТВ серија) тако да свака особа добија само обавештења која је занимају.
У истом простору можете Шаљите директне поруке, делите датотеке, претражујте старе разговоре Такође интегрише и друге алате попут Google Drive-а, Trello-а, Asana-е или Notion-а. Многи тимови га користе као своју „виртуелну канцеларију“: уместо да устанете да бисте разговарали са неким, шаљете му поруку на Slack-у и решавате за неколико секунди оно што је раније захтевало неколико имејлова.
Microsoft Teams: ћаскање, састанци и Office, све на једном месту
За организације које већ живе у Мајкрософтов екосистем, Тимс је веома моћно решење јер интегрише ћаскање, видео позиве и Office 365 документе. у истом окружењу. Можете ћаскати, започети састанак једним кликом, делити екран и заједнички уређивати Word, Excel или PowerPoint датотеке.
Ова комбинација размене порука, видео конференција и складиштења чини Тимови функционишу као командни центар за рад на даљинуПосебно је корисно за средње и велике компаније које већ користе Exchange. СхареПоинт или друге Мајкрософтове алате.
Google Meet, Skype, Zoom и WebEx: састанци где год да се налазите
Видео позиви су природна замена за салу за састанке. Google Meet и зум Постали су незаменљиви да координирају дистрибуиране тимове и разговарају са клијентима који су удаљени стотинама или хиљадама километара.
Гоогле Меет Интегрисан је са Google календаром и Gmail-ом, што заказивање састанака чини невероватно једноставним: креирате догађај, генерише се линк и сви могу да се придруже из свог прегледача. Нуди добар квалитет звука и видеа, дељење екрана, аутоматске титлове и снимање у зависности од вашег Workspace плана.
зум Истиче се по томе колико се добро скалира када је много људи повезано. Идеалан је за обуку свих, масовне тренинге, вебинаре или велике састанке.Омогућава вам да заказујете састанке из Google календара помоћу одређеног додатка, поделите учеснике у мале собе, снимите сесију и детаљно контролишете ко може да говори или дели свој екран.
скипе И даље је популарна опција за видео позиве један на један или мање састанке. Многи људи већ имају налоге, што смањује проблеме са повезивањем. Међутим, Zoom или Meet обично нуде стабилније искуство за веће групе.
ВебЕкСа своје стране, то је веома комплетна платформа усмерена и на интерне састанке и вебинари, обука и даљинска подршкаУкључује напредне алате за управљање учесницима, беле табле, анкете и функције дизајниране за професионалне догађаје.
Discord: звук је увек доступан да бисте се осећали блиско са тимом
Дискорд је настао повезан са светом игара, али Све више тимова га користи као сталну аудио „дневну собу“.Можете креирати гласовне канале где људи могу слободно да улазе и излазе, да деле ваш екран у ходу или да комбинују текстуално ћаскање и брзе позиве.
За неке тимове, посебно техничке или креативне, Увек отворен гласовни канал добро симулира осећај боравка у истој канцеларији.Брзо нешто кажете, одржите мини импровизовани састанак, а затим се поново фокусирате без потребе да било шта заказујете.
Алати за састанке и визуелну сарадњу
Поред једноставних видео позива, када радите на даљину, потребно вам је простори за сарадњу, размишљање наглас, брејнсторминг и визуелно планирање сложени пројекти.
Миро и друге онлајн беле табле
Табле као Миро или мурал Они реплицирају типичну канцеларијску белу таблу, али у дигиталном и дељеном формату. Омогућавају више људи да истовремено уређују, лепе белешке, додају дијаграме, мапе ума, токове рада или жичане оквире.
Посебно су занимљиви за радионице, агилне ретроспективе, дизајн производа, мапе корисничког искуства или било коју сесију где треба да визуализујете идеје. Миро нуди шаблоне и практично бесконачно платно, савршено за дуге и сложене сесије.
Calendly: Збогом имејловима за заказивање састанка
Ако радите са клијентима, сарађујете са спољним људима или пружате консултантске услуге, знаћете колико је заморно типично питање „да ли вам тај дан и време одговара?“. Calendly аутоматизује заказивање терминаПовезујете свој календар, дефинишете расположиве временске термине и делите линк.
Друга особа бира термин који јој највише одговара и Састанак се аутоматски додаје у оба наша календара.На овај начин избегавате десетине имејлова, грешке временских зона и преклапања.
Управљање пројектима, управљање задацима и лична продуктивност
Један од највећих изазова рада на даљину јесте познавање Шта свака особа ради, који су задаци приоритетни и како сваки пројекат напредујеТу долазе до изражаја менаџери пројеката и апликације за личну организацију.
Трело и Канбан табле
Трело је један од најпопуларнијих визуелних менаџера задатакаЗаснован на Канбан систему, користи табле састављене од листа (нпр. „Задаци“, „У току“, „У прегледу“, „Завршено“) и картица које представљају задатке.
Свака картица може имати описи, контролне листе, рокови, прилози, ознаке и додељени члановиЈедноставно превуците и испустите картице између колона да бисте на први поглед видели статус посла. Савршено је за тимове који желе нешто једноставно и веома визуелно.
Поред тога, Трело се интегрише са Slack, Google Drive, Evernote и многи други алатиЗа веома велике пројекте, може постати помало хаотично ако није добро организовано, и често је препоручљиво надоградити на плаћени план како би се откључале напредне функције.
Asana, Airtable и ClickUp: Сложени пројекти под контролом
Када улазимо у дуге пројекте, са много зависности и великим тимовима, обично је потребно нешто робусније. Asana, Airtable и ClickUp праве скок у сложености и снази у вези са Трелом.
Асана Истиче се у окружењима где је то кључно дефинишите одговорности, рокове, зависности и приоритетеОмогућава вам да видите рад у формату листе, Канбан табле, календара или Гантовог дијаграма. Веома је уобичајен у тимовима за дизајн, развој и маркетинг који истовремено управљају многим пројектима.
Аиртабле Комбинује логику табеларног рада са базом података и углађеним интерфејсом. Свака табела се може посматрати као мрежа, галерија, календар, Канбан или временска линијаИзузетно је флексибилан за изградњу прилагођених система управљања: од CRM-а до базе података садржаја или уредничког календара.
ЦлицкУп Продаје се као алат „све у једном“: задаци, документи, циљеви, интерни чет, аутоматизације и интеграције са мноштвом спољних сервиса. Његова бесплатна верзија је прилично издашна, а плаћене верзије су разумне, посебно у поређењу са претплатом на неколико алата одвојено.
Појам: бесконачна свеска, база података и менаџер пројеката
За многе професионалце, Нојшн је постао централно средиште њиховог дигиталног животаТо је празно платно које комбинује странице са белешкама, базе података, викије, Канбан табле и још много тога, све међусобно повезано.
Са Нотионом можете процеси докуменатаНаправите тимски вики, управљајте пројектима, пратите свој лични распоред или календар садржаја. Ова флексибилност има своју цену: крива учења је знатна, а дизајнирање система који вам одговара захтева време. С друге стране, знатно смањује потребу за коришћењем одвојених апликација за све.
Todoist, Microsoft To Do и Google Keep: листе и лагана организација
Није свима потребна сложена платформа. Често је довољна једноставна. добре листе обавеза и јасан систем подсетникаАпликације попут Todoist-а, Microsoft To-Do-а или Google Keep-а ту блистају.
Тодоист То је класик у личној продуктивности. Омогућава вам да креирајте пројекте, додељујте приоритете, додајте ознаке и филтереОмогућава вам да заказујете понављајуће задатке, па чак и да користите шаблоне. Доступан је за више платформи, има веома добру бесплатну верзију и приступачне плаћене планове.
Мицрософт То До То је веома једноставан алат, савршен за брзи подсетници, личне листе и мали задациИма предност интеграције са Microsoft екосистемом, што га чини лакшим за коришћење у компанијама које већ раде са Outlook-ом или Teams-ом.
Гоогле сачувати Налази се негде између белешки и спискова. Омогућава Креирајте брзе белешке, контролне листе, подсетнике по времену или локацији и беспрекорно се интегрише са осталим Google-овим алатима, чак се појављује и као бочни панел у Gmail-у или Документима.
Опасност од преласка са апликације на апликацију
Са толико опција, лако је упасти у замку Мењање алата сваког другог дана, тражење савршене апликацијеРезултат је обично супротан од онога што желите: губите сате мигрирајући податке и учећи нове интерфејсе уместо да напредујете у свом раду.
Истраживање нових апликација није лоше ако сте свесни и радите то разумно, али Право побољшање продуктивности често долази од консолидације једноставног система и држите се тога, уместо да јурите за сваким трендом који се појави.
Контрола времена и оптимизација
Рад на даљину појачава осећај да дани пролазе. Без извесног степена контроле, тешко је знати Како проводимо своје време и да ли посвећујемо праву количину времена сваком пројекту?Ту долазе до изражаја тајмери, технике концентрације и системи за праћење времена.
Помодоро техника и наменски тајмери
Помодоро техника је веома распрострањена техника: Радите у блоковима од 25 минута са потпуном концентрацијом („помодоро“) након чега следи кратка пауза од 5 минута. На свака четири помодора правите дужу паузу од око 15-20 минута.
Кључ је у Елиминишите све ометајуће факторе током радног блокаБез телефона, друштвених мрежа или имејла. Ако завршите задатак раније, прелазите на други док се аларм не огласи. Многе апликације реплицирају овај систем, аутоматски обележавајући периоде фокуса и одмора.
Овај приступ такође помаже у борби против грешка планирањаОва пристрасност нас чини претерано оптимистичним када процењујемо колико ће нешто трајати. Праћењем колико Помодороса захтева свака врста задатка, можете значајно побољшати своје будуће пројекције.
RescueTime, Timely, Toggl и Clockify: сазнајте где ваше време иде
Ако желите да идете корак даље, постоје алати који Они аутоматски бележе како користите своје време. на рачунару и мобилном телефону.
РесцуеТиме Прати апликације и веб странице које користите и генерише детаљне извештаје о Колико сати проводите на продуктивним, неутралним или очигледно ометајућим активностима?Такође вам омогућава да поставите циљеве, примате упозорења када прекорачите одређено ограничење коришћења и блокирате проблематичне веб странице.
Правовремено користи предности вештачке интелигенције да пратите време проведено на документима, апликацијама, састанцима или имејловима практично без ручне интервенције. Затим вам пружа резиме који можете прегледати и прилагодити, поједностављујући обрачун времена и анализу вашег радног дана.
Пребаци праћење и Clockify Раде са веома једноставним ручним тајмерима: притиснете старт када задатак почне и зауставите када се заврши. Идеални су за Фриленсери којима је потребно да евидентирају сате по клијенту или пројекту и за компаније које желе да имају увид у то како се ресурси улажу.
Слобода и други блокатори ометања
Ако и даље имате потешкоћа са концентрацијом, можда ће вам бити потребне драстичније мере. Апликације попут Слобода вам омогућава да блокирате веб странице, одређене апликације или чак цео интернет. током радних периода које ви дефинишете.
Идеја је једноставна: да потпуно ограничи искушење отварања друштвених мрежа, штампе или видео платформи С времена на време. Може се конфигурисати листама, распоредима или једнократним сесијама и ради на различитим оперативним системима.
Складиштење у облаку, документација и рад
Када нико не дели исту канцеларију, дани докумената на локалном серверу или у фиоци стола су завршени. Рад на даљину захтева централизацију информација у облаку. тако да свако може да приступи ономе што му је потребно са било које локације и уређаја.
Google диск, Dropbox, OneDrive и iCloud
Гоогле диска То је један од водећих примера: чува датотеке у облаку и такође укључује колаборативни уређивачи за текстуалне документе, табеле и презентацијеВише људи може истовремено да отвори и уређује исту датотеку, уз праћење промена, коментаре и детаљне дозволе.
Дропбок Био је један од првих који је популаризовао складиштење у облаку: његова снага лежи у томе колико добро Синхронизујте фасцикле између уређаја и рачунараТо је веома уобичајена опција за креативне студије, агенције и мала предузећа која обрађују много великих датотека.
онедриве То је Мајкрософтова алтернатива. Поред чувања датотека, Интегрише се са Office Online-ом и целим Microsoft 365 екосистемом.Омогућава дељење докумената са линковима који истичу или са одређеним дозволама, што помаже у побољшању безбедности.
иЦлоуд Првенствено је дизајниран за кориснике Apple екосистема. Синхронизује се документи, фотографије, белешке и резервне копије између iPhone-а, iPad-а и Mac-аПосебно је корисно за дизајнерске, маркетиншке или креативне студије који раде само са Apple уређајима и којима је потребно да све деле без компликовања живота.
Интегрисани екосистеми: Google Workspace и Microsoft 365
Поред појединачних апликација, све више компанија се клади на интегрисани екосистеми који обједињују имејл, складиште, уређивач докумената, календар и ћаскањеДва велика су Google Workspace (раније G Suite) и Microsoft 365.
У случају Гугла, имате Gmail, Календар, Диск, Документе, Табеле, Презентације, Meet, Keep и још много тога, све повезано. Бесплатна верзија је веома моћна; њена главна ограничења су... складишни просторСа своје стране, Microsoft 365 нуди Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Teams… са веома чврстом интеграцијом између свих њих.
Оба окружења то чине Дељење датотека, коментарисање докумената или заказивање састанака биће питање секунди.што доноси велику флуидност раду на даљину.
Тимски викији и базе знања
У раду на даљину, информације се веома лако изгубе у бескрајним нитима ћаскања. Зато је поседовање [алата/функције] толико корисно. Интерни викији за документовање процеса, често постављана питања, водичи за увођење у посао и кључни ресурсиМогу се градити на алатима као што су Notion, Confluence или друга слична решења.
Ови викији то дозвољавају свако ко је нов може сам да се снађеОни смањују прекиде од понављајућих питања и стандардизују радне процесе. Такође се могу користити као лично складиште за чланке, линкове или белешке за касније читање.
Сигурност и управљање лозинкама
Рад на даљину подразумева повезивање са различитих мрежа (кућни Wi-Fi, кафићи, коворкинг простори итд.) и управљање акредитивима за многе услуге. Безбедност није опционалнаПропуст у безбедности може довести до неовлашћеног приступа или губитка осетљивих података.
LastPass и 1Password: све ваше лозинке под кључем
Уместо да понављате исту лозинку свуда или је записујете на папиру, много је разумније користити Менаџери лозинки као што су LastPass или 1PasswordОни функционишу као шифровани сеф где чувате акредитиве за веб странице, апликације и услуге.
Само мораш запамтите главну лозинкуМенаџер се бави аутоматским попуњавањем пријава у прегледачима или апликацијама, генеришући дугачке, јединствене лозинке за сваку локацију. Такође вам омогућава да безбедно делите приступ налогу унутар вашег тима без откривања саме лозинке.
Битдефендер и антивирус за заштиту ваших уређаја
Поред лозинки, препоручљиво је Заштитите свој рачунар и мобилни телефон од вируса, ransomware-а и других претњипосебно када се користе непоуздане мреже. Пакети попут Bitdefender-а нуде антивирус, веб заштиту, праћење мреже и друге безбедносне алате.
У зависности од плана, можете покрити разни уређаји и оперативни системи (Windows, macOS, Android, iOS). То је мали трошак у поређењу са катастрофом коју инфекција може да изазове на радном рачунару.
Музика, амбијентална бука и концентрација
Још један мало помињани аспект рада на даљину је звучно окружење. Бучне комшије, грађевински радови, деца, кућни љубимци или једноставно апсолутна тишина може утицати на вашу способност концентрације.
Поред класичних плејлиста на Спотифају или Јутјубу, постоје и посебне апликације које генеришу Бели шум, звуци природе, кафићи или киша и уређаји попут тихе механичке тастатуреОмогућавају вам да креирате прилагођено окружење које вам помаже да уђете у „радни режим“ и останете фокусирани сатима.
У комбинацији са техникама попут Помодора или блокатора одвлачења пажње, ови алати постају додатни савезник за одржавање нивоа концентрације током целог данапосебно у домовима где окружење није идеално.
Универзум од Тржиште апликација за продуктивност за рад од куће је огромно и расте сваке године.Од ћаскања и видео позива до алата за управљање пројектима, система за праћење времена, складиштења у облаку, људских ресурса и безбедности, не постоји универзално решење. Кључ је у томе да идентификујете своје потребе (боља комуникација, већи фокус, побољшана организација, више управљања временом, побољшана безбедност итд.) и изградите кохерентан екосистем који решава те празнине. Експериментисање је у реду, али стварни добици у продуктивности долазе одабиром неколико алата, њиховим савладавањем и њиховим претварањем у природни део вашег радног процеса.
