Између осталог, дигитални сертификат Може се користити за гарантовање аутентичности и правне ваљаности Ворд документа. Такође нам може помоћи да ојачамо аспекте који се односе на безбедност. Стога, у овом чланку ћемо вам објаснити како потписати Ворд документ дигиталним сертификатом, Корак по корак.
Треба имати на уму да је дигитални сертификат електронски документ који садржи идентификационе информације о особи, ентитету или организацији и помоћу којих се приступа одређеној услузи. У Шпанији је већ веома уобичајено да се ови сертификати користе за обављање свих врста административних поступака пред Пореском агенцијом или Генералном дирекцијом за саобраћај, на пример.
Могућност потписивања Ворд документа дигиталним сертификатом укључује многе предност. Ово су најистакнутији:
- Гарантујте аутентичност и поверљивост документа, што је главни разлог за овај алат.
- Има правну важност у Европској унији и многим другим земљама.
- Осигурава интегритет документа, односно не може се мењати или мењати након потписивања.
- То представља значајну уштеду времена и ресурса, пошто нема потребе да било шта штампате, скенирате или шаљете поштом.
- Поједностављује процедуре ревизије и сертификације.
Све ове врлине чине дигитални сертификат вредним ресурсом у пословном, правном и административном окружењу, иако их можемо без проблема користити и за наше домаће или личне процедуре.
Предуслови
Пређимо на практични део. Да бисмо потписали Ворд документ дигиталним сертификатом, прво морамо да испунимо низ предуслова.
Пре свега, морамо да дигитални сертификат буде инсталиран на нашем рачунару (препоручујемо да прочитате наш претходни пост «Где се чувају дигитални сертификати?«). Сертификате могу издати различити субјекти, али да би се користили морају бити важећи и актуелни. Да бисте проверили да ли је сертификат инсталиран на Менаџер сертификата Можемо користити пречицу на тастатури Виндовс + Р, писати у траци за претрагу цертмгр.мсц и притисните Ентер.
С друге стране, морамо осигурати да имамо верзија Мицрософт Ворд-а која може да подржи дигиталне потписе (Ворд 2016 или новији). Такође је неопходно да документ који се потписује буде сачуван .доцк формат.
Потпишите Ворд документ дигиталним сертификатом корак по корак
Када су претходне провере обављене, да видимо која је процедура коју треба следити да бисте потписали Ворд документ дигиталним сертификатом. Ово су кораци које треба пратити:
Корак 1: Отворите документ у програму Мицрософт Ворд
Једноставно морамо да покренемо Ворд програм на нашем рачунару и претражимо Архиву за документ који желимо да дигитално потпишемо.
Корак 2: Приступите опцији Дигитални потпис
- У отвореном документу кликнемо на картицу Архива.
- Затим бирамо картицу информације.
- На панелу приказаном на десној страни екрана, кликнемо на «Заштити документ».
- На крају бирамо опцију «Додајте дигитални потпис».
Корак 3: Подесите дигитални потпис
Након претходних корака, на екрану ће се појавити оквир за дијалог који нам говори да ће дигитални потпис бити додат у наш документ. По жељи, овде можемо додати кратак писани опис циља или сврхе дигиталног потписивања документа у одређеном текстуалном пољу.
Корак 4: Изаберите дигитални сертификат
То је главни део процеса дигиталног потписа, у коме морамо да поступимо на следећи начин: Кликнемо на Сигн. Ако имате инсталирано неколико сертификата, појавиће се листа са различитим опцијама. Све што треба да урадимо је изаберите одговарајући сертификат и притисните прихватити.
Корак 5: Довршите потпис
Пратећи наша упутства, Мицрософт Ворд ће потписати документ, а затим ће нам показати обавештење које потврђује да је дигитални потпис додат. након овога, Документ ће бити означен као „само за читање“, тако да ће сваки покушај да се измени или промени аутоматски поништити потпис.
Нека важна разматрања
Потписивање Ворд документа путем дигиталног сертификата је најсигурнији начин да се гарантује поверење његових прималаца, који могу бити потпуно сигурни да није измењен након потписивања.
Међутим, да бисте избегли изненађења и грешке, препоручљиво је задржати ажуриран сертификат. Не шкоди с времена на време проверити рок трајања. Такође, важно је да се избегне понављање процеса потписивања прегледајте сав садржај пре потписивања. Понекад нам коначни преглед омогућава да видимо ствари које недостају или су сувишне у документу.
Коначно, да бисмо проверили да ли је све урађено исправно, можемо да извршимо верификација као што следи:
- Отварамо документ који је дигитално потписан.
- Идемо на картицу Архива.
- Ми бирамо опцију информације.
- Да завршимо, кликнемо на Види потписе, где можемо да проверимо валидност потписа, коришћени сертификат и друге повезане детаље. То је тако лако.